Comment réceptionner une demande d'€™information médicale : application des recommandations de l'€™ANAES du 5 mars 2004

L’ANAES a établi des recommandations de bonne pratique sur les modalités d’accès aux informations concernant la santé d’une personne et notamment l’accompagnement de cet accès. Ces recommandations sont homologuées par un arrêté du ministre de la santé du 5 mars 2004, publié au JO le 17 mars.

Ce document contient des recommandations pratiques à l’attention du personnel de santé pour réceptionner et gérer les demandes d’information de santé.

Quels sont les professionnels concernés par ces recommandations ?

Tous les établissements de santé et les professionnels de santé quelque soit leur mode d’exercice (libéral, public, en établissement de santé ou non...) : médecin, chirurgien-dentiste, sage-femme, pharmacien, préparateur en pharmacie, infirmier, masseur kinésithérapeute, pédicure podologue, ergothérapeute, psychomotricien, orthophoniste, orthoptiste, manipulateur d’électroradiologie médicale, audioprothésiste, opticien lunetier, diététicien.

Quelles sont les premières précautions à prendre à réception de la demande d’information médicale ?

Dans tous les cas, avant de traiter une demande d’information de santé, il faut s’assurer de l’identité du demandeur et lui demander de communiquer une photocopie recto verso d’une pièce identité.

Qui peut obtenir communication des données médicales ?

Le patient lui-même.

Le cas du mandant :

Les informations de santé peuvent être communiquées à une personne « mandatée par le patient », à ses représentants légaux ou à ses ayants droit le cas échéant, « dès lors que la personne dispose d’un mandat exprès et peut justifier de son identité ». Il faut donc demander ce mandat.

La personne mandatée ne doit cependant pas avoir de conflit d’intérêts ni défendre d’autres intérêts que ceux du mandant.

Le cas particulier des ayants droit d’une personne décédée :

Les ayants droit ont accès aux informations concernant une personne décédée dans les cas suivants :

pour leur permettre de connaître les causes de la mort,

pour défendre la mémoire du défunt,

pour faire valoir leur droits.

! Sauf volonté contraire exprimée par la personne avant son décès.

L’ayant droit doit préciser les motifs pour lesquels il a besoin d’avoir connaissance de ces informations. Soulignons qu’il lui suffit d’invoquer qu’il souhaite connaître les causes de la mort du patient, ce qui est une cause très générale sans justification particulière.

Le refus éventuellement opposé à l’ayant droit doit être motivé.

Ce refus ne fait pas obstacle à la délivrance d’un certificat médical dès lors que ce certificat ne comporte pas d’informations couvertes par le secret médical.

Avant toute communication à un ayant droit, vous devez donc vous assurer :

® De l’identité du demandeur et de sa qualité d’ayant droit,

® Du motif de la demande afin de déterminer s’il correspond à l’un des cas prévus par le législateur,

® De l’absence d’opposition du défunt.

Comment faciliter le traitement de la demande ?

Il est recommandé d’informer la personne que sa demande sera plus facile à honorer si elle précise d’emblée :

Son identité en fournissant les pièces nécessaires,

La nature de sa demande : ensemble du dossier ou partie du dossier correspondant à une hospitalisation particulière ou pièces spécifiques du dossier,

Les modalités souhaitées de communication : envoi postal, communication sur place à l’hôpital ou au cabinet, envoi postal à un médecin désigné.

Que faire à réception de la demande ?

Il est conseillé :

D’accuser réception de la demande par tous moyens, même si elle est imprécise, et d’y donner suite avec la même diligence,

D’informer les personnes des coûts liés à la reproduction et à l’envoi des documents, du fait de la nature et du volume du dossier,

De décrire et proposer l’accompagnement prévu par l’établissement, que la personne peut refuser,

D’indiquer si le médecin recommande la présence d’une tierce personne lors de cette consultation, recommandation que la personne n’est pas obligée d’accepter sans que ce refus porte préjudice à son droit d’accès.

Si la personne a précisé dans sa demande les modalités de communication qu’elle souhaite, il est conseillé :

De lui proposer de remplir un formulaire type, afin de faciliter le traitement de sa demande,

De décrire la procédure par défaut prévue par l’établissement ou le professionnel de santé. Une consultation sur place avec accueil personnalisé dans le cadre d’un entretien médical est préférable par défaut.

Quel coût facturer au demandeur ?

Le coût de la démarche est aussi réduit que possible puisqu’il ne doit pas excéder les frais de reproduction et d’envoi.