Vers une gestion 100 % digitale des archives physiques des cabinets médicaux

Chaque médecin libéral est tenu d’assurer la conservation et l’archivage de ses dossiers patients, qu’ils soient au format numérique ou papier. Bien que la transition digitale ait opéré à une digitalisation des dossiers médicaux, les cabinets médicaux se retrouvent toutefois à gérer sur de longues durées des fonds d’archives hybrides constitués d’archives physiques et électroniques. Si de nombreuses contraintes entourent l’archivage physique, les cabinets médicaux peuvent désormais les contourner grâce à une gestion digitale et autonome de leurs archives papier.

Pour rappel, l’archivage couvre deux besoins principaux :

1/Besoin métier : l’accès à des archives fiables et intègres est indispensable pour les professionnels de santé dans leur pratique des soins

2/Besoin juridique : les archives couvrent un risque juridique en cas de réclamation ou de contentieux

De même que la conservation des dossiers médicaux répond à un triple objectif :

• Permettre d’assurer la continuité des soins
• Répondre à une demande de communication de dossier par le patient ou ses ayants droit
• Se justifier en cas de mise en cause de la responsabilité du médecin.

Un délai de conservation de 20 ans recommandé

Les dossiers médicaux doivent être conservés dans des conditions qui garantissent leur confidentialité et leur intégrité. Selon l’Article L. 1142-28 du Code de la Santé Publique, leur durée de conservation est établie à 10 ans.

À noter que le point de départ fixé à compter de la consolidation du dommage permet des actions en responsabilité bien au-delà du délai de dix ans. 

En outre, ce délai ne s’applique qu’aux actes ou préjudices causés à partir de la publication de la loi au Journal officiel, c’est-à-dire au 5 mars 2002. Dans les faits, le médecin libéral peut donc voir sa responsabilité civile engagée sur une durée de 30 ans, durée correspondant à la prescription en matière civile avant la loi du 5 mars 2002.

Face à ce flou en matière de durée de conservation, le Conseil de l’Ordre recommande aux médecins libéraux de s’aligner sur le délai de conservation minimal de 20 ans appliqué par les établissements de santé.

Externaliser en toute autonomie l’archivage des dossiers médicaux physiques

Les dossiers médicaux doivent donc être conservés sur de longues durées ce qui complique la gestion de leur archivage. Les cabinets médicaux se retrouvent confrontés à plusieurs obstacles : manque de m², conservation non adaptée en cas de sinistre, difficultés à retrouver des archives, problèmes de conformité au RGPD…

Pour répondre à cette problématique, Xelians lance un service innovant qui facilite l’archivage physique. Le groupe a choisi d’utiliser le digital pour dématérialiser le processus commercial et faciliter l’accès aux prestations d’archivage. Les cabinets médicaux peuvent ainsi externaliser en quelques clics leurs archives physiques sur l’un des 35 sites de conservation.

Les médecins libéraux gagnent donc en autonomie dans la gestion de leurs archives physiques. Ils peuvent désormais créer et modifier leur compte, passer et suivre leurs commandes de prestations, avoir accès aux factures correspondantes ou à leurs inventaires (réalisés initialement par leurs soins) et payer chaque commande en ligne.

Xelians est agréé HADS (hébergeur Agréé de Données de Santé) depuis décembre 2015 et a obtenu les certifications suivantes en matière de gestion externalisée de l’archivage : NF 342 et NF Z 40-350.

En savoir plus sur le nouveau service Archivage Facile.