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10/11/2023 - SECRETAIRE DE DIRECTION H/F (Institut Médico-Pédagogique Sainte Marie Aux Mines)

Description du poste

Nous recherchons une/un ASSISTANT DE DIRECTION pour intégrer notre équipe du pôle administratif des Tournesols.

Les Tournesols intervient principalement dans le domaine de l'action sociale et médico-sociale ainsi que du handicap. Travailler pour Les Tournesols c'est contribuer à une mission qui a du sens et évoluer dans un environnement où vous pouvez monter en compétences et vous professionnaliser.

Il/elle est chargé(e) d'appuyer les directeurs (Directeur Général et Directeurs de Pôles) dans l'organisation et l'exécution de leurs tâches administratives et organisationnelles.

I. MISSIONS

Les missions de la (du) Secrétaire de direction visent tant l'Institution elle-même que les autres entités qu'elle pilote (ACI Jardins de Galilée, ACI Ferme d'Argentin, GCSMS EPAAL, IME Arc en Ciel).

Secrétariat des directeurs

Gestion du planning des salles de réunion (réservation de salle et de matériel)
Gestion des appels téléphoniques à la direction
Accueil physique des RDV de la direction
Organisation des réunions en lien avec la direction
Gestion des astreintes administratives
Diffusion du tableau des astreintes
Courriers, notes d'information, notes de service
Ouverture du courrier de direction et dispatching
Archivage des documents
Effectuer un reporting hebdomadaire sur le suivi des taches

Rédaction de documents officiels

Rapport d'activité et autres documents divers
Tenue du Journal Interne (Graines de Tournesols)

Appui à la gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l' Environnement
- Diffusion, suivi et dépouillement des enquêtes de satisfactions (via le logiciel Qualité)
- Gestion documentaire (via le logiciel)
- Traçabilité dans le logiciel dédié des décisions émises par la direction et lors des instances en assurant l'actualisation de leur suivi dans le logiciel dédié.

Gestion des Instances

Conseils d'Administration, Assemblées Générales, CSE, Conseils de la Vie Sociale :

Gestion des événements

Cérémonie des voeux, inaugurations, visite des personnalités officielles

Secrétariat pour les évènements inter-établissements

II. PROFIL RECHERCHE

Licence Management des PME-PMI, Licence AES, BTS Support à l'Action Managériale, BTS de Gestion des PME ou diplôme équivalent souhaité

Savoir-faire:

Maîtrise des normes rédactionnelles
Connaissance du public accueilli et de son accompagnement souhaité
Utilisation des procédures et documents institutionnels
Utilisation de l'outil informatique et des logiciels professionnels.
Reporting à la hiérarchie directe

Savoir-être:

Dynamisme, Esprit d'initiative
Capacité d'organisation, réactivité, autonomie
Capacité à prioriser
Résistance au stress
Intégrité et discrétion professionnelle.

Divers : Titulaire du permis B.

III. CONDITIONS D'EXERCICE

Mobilité interne: en tant qu'agent des Tournesols, il/elle peut être amené(e) à travailler dans tout établissement ou service de l'Institution.

Temps de travail
100%, 35h annualisées, soit 37h30/semaine.
15 RTT
Congés en concertation avec le reste de l'équipe.

Type d'emploi : Temps plein ou temps partiel, CDD de 6 mois en vue d'un CDI

Avantages :

15 RTT

Programmation :

Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Poste à pourvoir de suite.

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, que nous étudierons avec intérêt, sous ressourceshumaines@lestournesols3.fr Publié le 07 fév. 2025

Annonce n°326486 publiée le 10/11/2023 par un
établissement de santé

Assistant(e) de direction Comex h/f IDF

Cabinet de recrutement spécialisé santé, COOPER CONSULTANTS intervient en France métropolitaine et d’outre-mer pour les plus grands noms privés et publics de ce secteur.

Actuellement pour la direction d’un important établissement du secteur de la santé, nous avons à pourvoir, un poste d’Assistant(e) de Direction Comex h/f  sous contrat CDI.

Au sein du secrétariat de direction comprenant plusieurs assistantes, vous aurez en charge, pour certains membres dirigeants du Comité Exécutif, la gestion de leurs agendas et de leurs accueils téléphoniques, l’organisation des déplacements, la préparation des réunions, le suivi et le traitement de leurs correspondances.

Connaissances requises

Ce poste nécessite une excellent relationnel, une maîtrise du Pack Office, un sens aigu de l’organisation, de la rigueur, de la discrétion, des capacités rédactionnelles et une aptitude à travailler en équipe.

Formation et diplômes

Une formation supérieure en assistanat de direction (Bac + 2 minimum) associée à une expérience professionnelle préalable d’au moins 5 ans sur une fonction d’assistant(e) de direction auprès d’un ou de plusieurs dirigeants est requise.

 

Autres informations complémentaires
 

Poste sous contrat CDI temps plein à pourvoir dés que possible

Avantages sociaux.

Rémunération selon profil de chaque candidature.

 
Lieu proche Paris
Catégorie
Établissement de santé

Type d'emploi
Contrat à durée indéterminée

Annonce n°140244 publiée le 31/03/2022 par un
professionnel