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05/12/2024 - Gestionnaire achats et exploitation (Hôpitaux Nord-Ouest - Tarare-Gandris Tarare)

Statut : Contrat à Durée Déterminée dès que possible jusqu'au 30 septembre 2025
Temps de travail : Temps plein (100 %)
Horaires : Du lundi au vendredi, 37.5 heures hebdomadaires
Intitulé du poste
Adjoint Administratif Achats et Exploitation
Résumé du poste
L'Adjoint Administratif, rattaché au service des Achats et de l'Exploitation, joue un rôle clé dans la gestion administrative, budgétaire et logistique du service. Il/elle assure le suivi rigoureux des commandes, des factures et des contrats tout en contribuant à l'optimisation des processus et à la coordination avec les différents acteurs internes et externes.
Missions principales
1. Gestion des commandes et des engagements
o Création, modification et liquidation des commandes.
o Ajustement des engagements annuels selon le "réalisé" par service.
o Gestion des commandes et des stocks pour les événements organisés par la direction.
2. Suivi financier et administratif
o Réception, contrôle et traitement des factures via les outils numériques (Chorus, mails, courriers).
o Suivi des contrats et marchés en lien avec la facturation.
o Gestion et suivi des charges rattachées.
3. Analyse et reporting
o Suivi d'indicateurs mensuels de performance (KPI).
o Mise à jour et suivi d'un tableau de bord pour les engagements et prévisions budgétaires 2025
o Contrôle strict du respect des budgets alloués.
4. Gestion des relations fournisseurs
o Création fiches fournisseurs dans les bases de données.
o Relances et suivi des fournisseurs
5. Logistique
o Gestion du courrier
o Coordination avec les autres services (logistique, RH, services financiers).
6. Amélioration continue
o Proposition d'optimisations pour les processus administratifs, budgétaires et logistiques.
Position hiérarchique
Sous la supervision directe du Responsable Achats et Exploitation HNO-TAG.
Relations professionnelles
Interactions régulières avec :
Le Responsable Achats et Exploitation.
Les responsables et gestionnaires administratifs des autres services.
Les fournisseurs et prestataires externes.
Compétences clés
Savoir-faire
Maîtrise avancée des outils bureautiques et informatiques (Excel, ERP, logiciels de dématérialisation tels que Chorus).
Gestion rigoureuse des budgets et des processus de facturation.
Analyse et production de tableaux de bord
Connaissances en gestion contractuelle et juridique (idéalement marchés publics).
Gestion efficace des priorités et respect des délais.
Savoir-être
Organisation et gestion optimale du temps.
Capacité d'adaptation et résilience face aux imprévus.
Sens relationnel et aptitude à travailler en équipe.
Discrétion et respect de la confidentialité des données.
Polyvalence et réactivité.
Qualifications et expériences
Qualifications
Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.
Expérience
Expérience dans un poste similaire 2 à 3 ans appréciée
Connaissance des outils et processus de facturation/dématérialisation.
Conditions matérielles de travail
Poste basé dans un bureau partagé, équipé des outils informatiques nécessaires. Publié le 21 fév. 2025 Date de limite de candidatures 31 mar. 2025

Annonce n°327147 publiée le 05/12/2024 par un
établissement de santé