Emploi Administratif et médico-technique > ARLES

21/06/2024 - Adjoint administratif (Centre hospitalier ARLES)

Poste en CDD de 1 mois, possibilité de prolongation

Intégré à une Direction commune avec les Hôpitaux des Portes de Camargue à Tarascon, ainsi que quatre EHPAD situés dans les Alpilles, le Centre hospitalier d'Arles se positionne comme le troisième acteur hospitalier majeur de Provence. Cette affiliation élargit les horizons professionnels et offre des perspectives de carrière attractives à travers tout le territoire.
Grâce à des collaborations étroites avec les acteurs économiques régionaux et à un service dédié, l'établissement propose un accompagnement sur-mesure aux nouveaux professionnels désireux de s'installer dans la région.

MISSIONS PRINCIPALES
Gestion administrative des dossiers des praticiens quel que soit leur statut (du recrutement à la gestion de la paie)
Gestion du temps médical
Suivi des dossiers de visas, titres de séjour et autorisation de travail délivrés par le Ministère de l'intérieur
Mise en uvre des procédures de contrôle de paie (analyse des requêtes en fin de paie et actions à mener en fonction des anomalies constatées, etc) : traitement/ Permanence des soins / temps additionnel/contrôle des éléments variables de paie
Gestion des conventions (mandats et titres de recettes)
Suivi des contrats d'activité libérale
Suivi de la réglementation des statuts médicaux
ACTIVITES (non exhaustif)
Gestion administrative :
Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif des services.
Suivi et gestion des PH en lien avec le CNG (PV d'installation, arrêté, mutation, mise en disponibilité, arrêté d'avancement d'échelon, radiation des cadres)
Rédaction et gestion des actes juridiques :
Contrats (de travail, d'indemnité sectorielle, d'IESPE, Prime Engagement de carrière en CH, Activité libérale)
Décisions (de recrutement, de réduction d'activité, de prime exercice territoriale, d'activité sectorielle, de paiement CA, mobilité durable, dautorisation d'absence solidarité familiale, de chefferie)
Ordres de mission
Décisions de prescripteurs de plein droit et délégué
Conventions Prime Solidarité Territoriale, d'Activité d'intérêt général et convention de stage

Gestion de la Paie :
Création des dossiers de paie et suivi des carrières (traitement, primes, indemnités, génération des congés, avantage en nature, cours dispensés à l'IFSI, CET, dématérialisation de toutes les pièces comptables, gestion de l'absentéisme gestion des déclarations auprès de la caisse d'assurance Maladie / subrogation/ saisie des Indemnités journalières.
Création de la labélisation du temps annuel
Création des requêtes de suivi sur la permanence des soins
Déclaration TOPAZE sur ameli
Calcul et saisie des frais de déplacements
Suivi des demandes de prise en charge partielle des titres d'abonnement correspondant aux déplacements
Calcul et facturation de la redevance de l'activité libérale
Déclaration des arrêts de travail pour maladies ordinaires, maladies professionnelles, CLM, CLD, AT, MATERNITE auprès de l'assurance maladie et saisie dans le logiciel paie, puis
Suivi et saisie des remboursements des Indemnités journalières avec transmission des décomptes des remboursements à la Direction des affaires financière
Constitution des dossiers et saisine du Comité médical pour le TPT, CLD pour position statutaire par arrêté ARS
Gestion des rattachements
DSN

Missions transversales :
Divers administratif (Fiche de liaison, Cumul d'activité accessoire, divers attestations, gestion du courrier certificat administratif, distribution des Bulletins de salaires)
Suivi des dossiers de retraite, déclaration auprès de l'Ircantec
Déclaration UNEDIC France Travail
Gestion et suivi des tableaux de gardes hebdomadaires
En cas de mouvements de grèves, recensement
Gestion logistique : attribution et suivi du planning d'affectation des logements
SPECIFICITES DU POSTE
Contraintes liées au calendrier de paie : remontée des éléments variables de paie (fin de mois) et saisie de paie (début de mois)
Technicité des logiciels métier
Réglementation spécifique pour les statuts médicaux
RELATIONS PROFESSIONNELLES
Relations Internes-Relations externes
Directions des Affaires Médicales
Agence d'intérim
Services supports et standard
Direction d'établissement et directeurs de garde
Sous- préfecture
Cadres de service et Secrétariat ARS, CNG

COMPETENCES PROFIL
Logiciels métiers :
AGIRH, Equitime (Agiletime/administration/planification/export evp), BO, Bi portal, Archive paie E324, Médipassmipih, Planning médical urgences, Net entreprise/dépofi, Pôle emploi, Ircantec caisse des dépôts, Ged démat, Intranet,

Savoir Faire :
Capacité à travailler en équipe
Savoir se documenter : Légifrance, Conseil de l'ordre, ARS, CNG, CCAM codage, Fichiers permanents
Savoir synthétiser, analyser et prioriser les actions

Savoir Être :
Aptitude à la communication, à la discrétion
Capacité à l'autonomie et prise d'initiative relatif à son domaine de compétence
Capacité à l'anticipation, à la polyvalence

Qualités requises :
Capacité de compréhension, d'analyse et d'adaptation,
Qualités organisationnelles, relationnelles et d'écoute

FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES REQUISES
Baccalauréat Gestion administrative et + avec idéalement une première expérience sur un poste similaire RH ou DAM.
AMPLITUDE HORAIRE
8h30 à 16h30 du lundi au vendredi (7h30 par jour) soit 8h30-16h ou 9h-16h30
Environnement de travail : bureau partagé avec outil informatique et téléphone Publié le 18 nov. 2024 Date de limite de candidatures 31 déc. 2024

Annonce n°316871 publiée le 21/06/2024 par un
établissement de santé

18/03/2024 - Gestionnaire formations groupées (Centre hospitalier ARLES)

MISSION
Réaliser les opérations administratives de gestion de la formation des agents de la FPH. Gérer les stages des élèves extérieurs. Participer à la gestion prévisionnelle des métiers et compétences.



ACTIVITES

- Gérer et traiter les demandes de formation en regard des classifications du plan de formation
- Saisir et mettre à jour les données administratives individuelles dans le logiciel de gestion de la formation GESFORM
- Participer à l'élaboration du plan de formation : du recueil des besoins jusqu'à sa mise en forme définitive
- Constituer les groupes de formation, et vérifier leur mise en uvre effectives (candidatures, éligibilité des candidats)
- Communiquer mensuellement les actions de formation programmées
- Participer à l'élaboration et au suivi du programme des formations diplômantes
- Procéder à l'organisation matérielle et au suivi des actions
- Evaluer les formations réalisées et réaliser un bilan pédagogique
- Gestion de la facturation avec les organismes de formation, et l'ANFH
- Suivre l'exécution budgétaire du plan de formation continue dans le cadre du budget alloué
- Recueillir, agréger les données pour alimenter les bilans et rapport annuels sur la formation, le rapport social unique ()
- Gérer et traiter les demandes de stage d'élèves extérieurs en regard des possibilités d'accueil, établir les conventions
- Informer, conseiller les agents et l'encadrement
- Elaborer et assurer le suivi de tableaux de bord, d'outils de chiffrage et de statistiques
- Réaliser des études comparatives et prospectives
- Assurer la veille réglementaire relative à son domaine d'activité
- Assurer le contrôle de cohérence et de validité des informations traitées
- Rédiger et traiter (enregistrer, trier, traiter, diffuser, archiver) les courriers relatifs au domaine d'activité
- Classer les pièces administratives dans les dossiers des agents
- Participer au classement et à l'archivage sécurisés des dossiers administratifs
- Contrôler l'application des procédures, instructions en vigueur
- Participer à l'élaboration de procédures ou instructions administratives
- Assurer le paramétrage des outils et logiciels des applications informatiques
- Participer à des activités ponctuelles ou/ transversales en fonction de l'actualité GRH

SPECIFICITES DU POSTE

RELATIONS PROFESSIONNELLES

- Gestionnaires administratifs et cadres de la DRH pour les échanges d'informations
- Cadres de l'établissement pour la gestion des demandes de formation relevant de leur service
- Personnel de l'établissement pour le traitement de leur demande formation
- Services financiers pour le mandatement
- Trésorerie publique pour transmission des documents et justifications
- ANFH : pour la gestion du plan de formation, aide technique, actions nationales et régionales et prestations informatique du logiciel GESFORM
- Organismes divers : organismes de formation, établissements éducatifs



COMPETENCES PROFIL

- Connaître le statut général de la fonction publique hospitalière et les statuts particuliers
- Connaître le cadre réglementaire de la formation
- Disposer de connaissances en gestion comptable et budgétaire
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques word, excel, du logiciel de gestion administrative AGIRH et du logiciel de la formation GESFORM
- Evaluer la pertinence, la véracité des données ou informations
- Calculer des valeurs relatives aux activités de son domaine
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail, tableaux de bord, tableaux de suivi
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
- Identifier et analyser les évolutions réglementaires et ou techniques et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine
- Assurer le paramétrage des outils et logiciels de gestion dans son domaine d'activité
- Expliquer aux agents les données et caractéristiques de leur situation administrative
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Alerter l'encadrement sur les situations particulières des agents ou sur des dysfonctionnements techniques ou administratifs
- Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe, relatif à son domaine
- Utiliser, concevoir, formaliser et adapter des instructions
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents, comptes rendus
- Organiser, classer des données, des informations, des documents de diverses nature
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail
- Etablir, évaluer, optimiser un budget relatif à son domaine de compétence
- Faire preuve de capacités d'adaptation, de communication, de sens relationnel et de travail en équipe

FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES REQUISES

BAC/BTS gestion/administration
Communication et gestion des ressources humaines
DUT gestion des entreprises et des administrations, option personnel

Connaissances en technique de gestion et utilisation des outils bureautiques Publié le 18 nov. 2024 Date de limite de candidatures 31 déc. 2024

Annonce n°316868 publiée le 18/03/2024 par un
établissement de santé

05/01/2024 - Contrôleur de gestion (Centre hospitalier ARLES)

Le Centre hospitalier d'Arles est l'établissement de référence d'un territoire particulièrement étendu.
D'une capacité de 650 lits, il propose l'ensemble des activités médicales, chirurgicales et obstétriques requises par la population de l'ouest des Bouches du Rhône. Il pilote par ailleurs la Direction commune qui associe au Centre hospitalier d'Arles : les hôpitaux des portes de Camargue, l'EHPAD de Saint Remy, l'EHPAD de Maussane.

Le Centre hospitalier d'Arles est par ailleurs au coeur d'un ensemble de coopérations qu'il a fondées avec des partenaires privés :
un groupement de coopération sanitaire dédié à l'imagerie médicale ; mis en place avec des radiologues libéraux, ce GCS exploite 2 scanners et 2 IRM ;
un groupement de coopération sanitaire à vocation chirurgicale ; créé en 2020 avec le groupe ELSAN, ce GCS quittera ses locaux actuels pour s'implanter sur le site de l'hôpital à l'horizon 2025 ;

Dans une optique de performance économique, le Centre hospitalier souhaite renforcer son contrôle de gestion en créant un poste dédié au suivi des GCS.
La gestion des GCS est déjà structurée et opérationnelle. La création de ce poste répond au caractère stratégique des enjeux de coopération pour l'avenir du Centre hospitalier. Elle vise à garantir le meilleur niveau de performance des activités correspondantes.

MISSIONS PRINCIPALES :
- Assurer le reporting dans le domaine médico-économique ;
- Mettre en place et faire vivre les outils de gestion des GCS : tableaux de bord et indicateurs permettant d'analyser l'activité des GCS ainsi que leur performance économique ;
- Alimenter le cycle budgétaire de la préparation des hypothèses de construction de l'EPRD jusqu'au rapport financier ;
- Réaliser des études de coûts et proposer des pistes d'optimisation ;
- Produire la comptabilité analytique, le RTC, les réponses aux enquêtes nationales ou régionales ;
- Selon l'évaluation de la charge et les appétences du candidat retenu, d'autres missions sur la direction commune pourront lui être attribuées.

COMPETENCES PROFIL :
- Bac + 5 en contrôle de gestion ou dans la filière comptable (DESCF)
- expérience significative du contrôle de gestion en établissement de santé, en collectivité ou en entreprise
Une expérience hospitalière est souhaitable, néanmoins pour les candidats d'autres secteurs, une formation d'adaptation à l'emploi est possible. Publié le 05 jan. 2024 Date de limite de candidatures 29 fév. 2024

Annonce n°299415 publiée le 05/01/2024 par un
établissement de santé