Emploi Administratif et médico-technique > Adjoint | Agent administratif

16/02/2023 - GESTIONNAIRE MAINTENANCE EQUIPEMENTS (AP-HP Paris)

GROUPE HOSPITALIER : APHP.NORD
ETABLISSEMENT : Hôpital universitaire Robert-Debré - Saint Louis – Lariboisière - Bretonneau
DATE DE MISE A JOUR 28 janvier 2022

INTITULE DU POSTE : Gestionnaire maintenance équipements
NOM DU GESTIONNAIRE AFFECTE AU SECTEUR :


METIER : GESTIONNAIRE

CODE METIER : 25F30

GRADE : Adjoint Administratif

STRUCTURE : Direction des investissements et de la maintenance

PERSONNE A CONTACTER : Mme OLINGA Nadia, nadia.olinga@aphp.fr


POLE

INTITULE : Administratif – Technique - Logistique
________________________________________
ACTIVITE : Fonctions supports


SERVICE

• PRESENTATION DE LA DIRECTION

Le groupe hospitalier APHP.NORD – UNIVERSITE DE PARIS comprend 8 établissements.

La direction de l’investissement est répartie en trois secteurs géographiques :
- Ouest : Bichat/Beaujon/Louis Mourier
- Centre : Lariboisière/Fernand Widal/Bretonneau
- Est : Saint Louis/Robert-Debré

Le poste à pourvoir est sur le périmètre des secteurs Centre et Est.
La Direction des Investissements et de la Maintenance a pour mission de participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des programmes d’investissement et de maintenance du GH (équipements, travaux), et d’en assurer la gestion financière et comptable.

Elle comprend des pôles multi-sites :
- Le pôle biomédical, équipements et maintenance hôtelière
- Le pôle maintenance technique
- Le pôle travaux
- Le pôle administratif

• COMPOSITION DE L’EQUIPE

Le bureau des équipements secteur maintenance appartient au pôle administratif. Il est composé :
- De deux gestionnaire en charge de la partie maintenance et réparation des équipements
- De deux gestionnaires en charge de la gestion des contrats de maintenance des équipements biomédicaux.

Le gestionnaire sera amené à travailler en collaboration avec 6 Ingénieurs biomédicaux dont un ingénieur responsable de la maintenance.


LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
Responsable du pôle administratif

________________________________________
FONCTIONNELLES
 Ingénieurs biomédicaux
 Les services des établissements
 Cellule marché
 Les autres secteurs de la Direction des investissements
 Fournisseurs et prestataires de service pour la maintenance des équipements biomédicaux
 Organisme de contrôle pour le suivi des contrôles périodiques réglementaires

ACTIVITES

Le gestionnaire travaille pour les sites de Lariboisière, Fernand Widal, Bretonneau, Saint Louis, Robert Debré.
Missions générales et permanentes :

A. Gestion administrative de la maintenance des équipements biomédicaux
• Emission des Bons de Commande
• Réception du Service Fait
• Suivi du cockpit avec le Service Facturier central
• Suivi des interventions en relation avec les techniciens
• Suivi, engagement et mise en œuvre de la planification des contrats de maintenance
• Suivi de la situation financière
• Suivi des contrats maintenance
• Relance des fournisseurs
• Suivi demandes interventions des services dans ASSET+ et envoi au fournisseur pour planification de visite sur site
• Envoi rapport intervention fournisseur et enregistrement dans ASSET+ de l’intervention close


B. Participation à la démarche qualité des services biomédicaux
• Respect des procédures en vigueur
• Participation à l'amélioration du système qualité
• Elaboration de non-conformités

Missions spécifiques et transversales (qualité) :
 Evaluation des fournisseurs


QUOTITE DE TRAVAIL

Temps plein

HORAIRES DE TRAVAIL

Agent au décompte horaire : 9h00-16h36
30 minutes de pause méridienne sur le temps de travail

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS

 Sens des relations humaines et de la communication
 Esprit d'équipe et esprit d’initiative
 Sens des responsabilités et des priorités
 Organisation et Rigueur professionnelle
 Capacités de négociation et autonomie
 Intérêt pour une démarche Qualité

CONNAISSANCES ASSOCIEES

 Techniques et réglementations hospitalières
 Conduite et gestion de projets
 Méthodologie d’analyse d’offres techniques et financières
 Hygiène hospitalière
 Connaissance des logiciels métier : SAP
 Maitrise du pack office : Excel et Word


PRE-REQUIS

• Expérience en milieu hospitalier souhaitée
• Connaissance des logiciels métier : SAP
• Maitrise du pack office : Excel et Word

RISQUES PROFESSIONNELS ET MESURES PREVENTIVES

RSIQUES PROFESIONNELS ET MESURES PREVENTIVES
• Risques professionnels : Travail sur écran et postures
• Mesures préventives : Matériel informatique adapté, actualisé

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL

 Formation incendie

FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE

• Oui • Non
 Si Oui, précisez :


GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS

Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP

• Oui  Non



SURVEILLANCE MEDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».
« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ». Publié le 16 fév. 2023

Annonce n°145449 publiée le 16/02/2023 par un
établissement de santé

09/06/2022 - Assistant.e de Direction 100% (Résidence "Jean de Luxembourg" HAUBOURDIN)

Le GHLH recherche :
Un.e Assistant.e/ Secrétaire de Direction

- Grade : Adjoint administratif
- Statut : contractuel.le (CDD 3 mois) ou fonctionnaire
________________________________________________________________________
Description du poste
1) Présentation du GHLH
Le Groupe Hospitalier Loos Haubourdin (GHLH) est un établissement public de santé de taille intermédiaire et principalement à profil gériatrique.
Il compte 295 lits et places et comprend environ 350 agents.
L'établissement est réparti sur 2 sites :
- Loos qui accueille les activités hospitalières, un EHPAD de 38 lits.
- Haubourdin comprend un EHPAD de 157 places.

2) Fiche de poste de l'assistant.e/ Secrétaire de direction
Définition
L'assistant.e /Secrétaire de direction assiste la Directrice et la responsable de site EHPAD afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de l'agenda, communication, préparation de réunions, traitement et circulation de l'information), des documents et des communications téléphoniques liés au service ou suivi des dossiers.
L'Assistant.e/ Secrétaire de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
L'assistant.e/ Secrétaire de direction travaille en lien direct avec l'assistante de direction du site de Loos.

Temps de travail :
- Poste à temps plein : 100%
- Temps hebdomadaire : 35H
- Horaires à définir

Site géographique
Résidence Jean de Luxembourg Haubourdin

Missions :
Planification et gestion des rendez-vous de la Directrice et de la responsable de site EHPAD,
Réception et traitements des appels téléphoniques et/ou messages électroniques,
Réalisation des travaux de frappe et de mise en forme de courriers,
Rédaction de courriers, notes de service,
Transmissions avec le supérieur hiérarchique,
Traitement du courrier quotidien (tri, enregistrement, traitement, diffusion, archivage),
Impression des documents pour la Direction,
Suivi des affaires courantes,
Transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.),
Gestion quotidienne de la page FACEBOOK,
Mise à jour hebdomadaire de la valise de garde administrative,
Classement et archivage des dossiers (papier et dématérialisé),
Gestion des instances réglementaires et autres réunions/manifestations : planification, préparation et envoi des dossiers, participation aux instances, prise de notes, rédaction des comptes-rendus,
Gestion des stocks de fournitures dans son domaine (commande, suivi),
Gestion de l'affichage dédié,
Accueil des personnes (patient, usagers, familles),
Assurer la gestion des évènements (ex : portes ouvertes) majeurs et protocolaires (ex : visite Président Fédération Hospitalière de France) avec notamment la tenue d'un draft,
Gestion et/ou suivi des enquêtes,
Tenue du tableau annuel (diagramme de gantt) des dossiers de l'établissement (ex : dossiers de renouvellement à envoyer, projets),
Remplacement de l'assistante de direction du site de Loos lors des absences.

Savoir-faire :
Compétences et connaissance en secrétariat,
Rédiger et mettre en forme des notes, des courriers, des documents et/ou rapports,
Connaissance de la sténographie ou prise de notes rapide,
Technique rédactionnelle (bonne connaissance de l'orthographe et sa synthèse),
Rédiger les comptes-rendus rapidement et synthétiquement.
Savoir planifier et gérer les rendez-vous tout en tenant compte des impératifs et imprévus de dernières minutes,
Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes les situations et les diffuser),
Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher),
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
Faire preuve d'initiative,
Autonomie,
Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau,
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, en interne et en externe,
S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes,
Savoir faire preuve de réactivité, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, d'un esprit d'équipe et de résistance au stress,

Savoir-être :
Rigueur,
Sens de la hiérarchie,
Sens de la confidentialité/Discrétion/Secret professionnel,
Sens des responsabilités,
Sens de l'anticipation,
Sens des priorités,
Sens du reporting et de l'alerte,
Organisation,
Qualités relationnelles de disponibilité, d'écoute, de communication, d'accueil,
Adaptabilité, esprit d'équipe et disponibilité.

Diplômes ou formations appréciées :
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV)/BTS assistant.e de direction (niveau III)

Expérience souhaitée :
Expérience dans la Fonction Publique Hospitalière ou sur un poste équivalent
Merci d'adresser votre candidature à Madame Séverine LABOUE, Directrice. Publié le 20 sep. 2024 Date de limite de candidatures 30 nov. 2024

Annonce n°305132 publiée le 09/06/2022 par un
établissement de santé